La maggior parte delle imprese segue un processo sequenziale per acquistare prodotti e servizi. Nel libro Business Market Management, J.C. Anderson e J.A Narus hanno esemplificato molto bene come questo può svilupparsi:

 

Il processo che porta alla decisione d’acquisto inizia con l’identificazione del problema, quando una persona dell’azienda rileva un’opportunità o una minaccia d’affrontare. Supponiamo, per esempio, che un operaio di produzione noti che le scorte di un pezzo di ricambio stanno diminuendo, per cui occorre reintegrarle. A questo punto egli riempie una scheda con la descrizione generale del bisogno. Questo documento identifica chiaramente il problema o l’opportunità in questione e suggerisce una soluzione generale. Per esempio, il manager degli acquisti prende la scheda in cui l’operaio ha descritto il pezzo necessario e ne definisce le specifiche tecniche e funzionali.    

Una volta definite le specifiche, i manager degli acquisti effettuano una ricerca di fornitori per identificare possibili fonti di quel componente. Partono dall’elenco dei fornitori certificati dall’azienda e poi, se necessario, ne cercano altri. La fase successiva è la richiesta di proposte. I manager degli acquisti inviano richieste scritte di preventivi ai fornitori certificati. Ricevuti i preventivi, i manager degli acquisti attivano il processo di selezione dei fornitori. In base all’orientamento agli acquisti dell’azienda, scelgono il fornitore o i fornitori più in linea con le esigenze specifiche dell’impresa.

Il processo d’acquisto «può essere definito come la sequenza di fasi, dal riconoscimento di un problema e l’identificazione di una necessità alla decisione finale di come soddisfarla (o sfruttarla)». Al di là di questa definizione, però, è difficile individuare un processo d’acquisto “standard”. Infatti, il processo può assumere una certa variabilità determinata da diverse situazioni: riacquisto invariato, nuovo acquisto, complessità e problematicità della decisione, grado di rischio, entità della spesa e dimensione dell’azienda.

Pertanto, il processo d’acquisto che descriverò nel prossimo post deve essere considerato solamente come un punto di riferimento iniziale.

I diversi autori che hanno approfondito il processo d’acquisto hanno in genere preso in considerazione le stesse fasi, in alcuni casi dividendo una fase in due o più fasi. Di solito quello che cambia maggiormente tra i diversi autori è il nome con cui sono state identificate le diverse fasi. È pertanto possibile fornire la descrizione di un processo d’acquisto in cui si può riscontrare una certa concordanza tra i diversi autori.