Per poter organizzare un webinar, per prima cosa bisogna disporre del software adatto.

Due dei migliori software per l’organizzazione di webinar sono quelli offerti da Citrix, con Go to Webinar, e da Adobe, con Adobe Connect for Webinars.

Esaminerò brevemente il prodotto di Citrix.

Go to Webinar

Citrix è probabilmente il leader mondiale con il suo software Go to Webinar.

L’utilizzo del software costa 99 dollari al mese (948 all’anno) per un massimo di 100 partecipanti; 399 dollari al mese (3.828 all’anno) per un massimo di 500 partecipanti; e 499 dollari al mese (4.788 all’anno) per un massimo di 1.000 partecipanti. E’ disponibile una versione di prova gratuita per un massimo di 100 partecipanti e per un periodo di un mese. 

Il set up è molto semplice e richiede solo tre semplici passaggi:

(1) programmare il webinar (si veda la figura);

(2) preparare il modulo di registrazione al webinar (si vada la figura, con il risultato finale);

(3) programmare l’invio delle email per ricordare la data del webinar a chi si è registrato.

     (si veda la figura) 

Il software provvederà, in maniera automatica, a inviare l’email d’invito e quelle per ricordare la data e l’orario del webinar, e a creare la pagina con il modulo di registrazione. Tutti questi messaggi possono essere personalizzati con il marchio dell’azienda e con altre immagini.

Le persone che si sono registrate possono poi partecipare al webinar cliccando, all’ora del suo svolgimento, sul link presente sull’email di conferma o su quelle inviate per ricordare l’evento.

Durante lo svolgimento del webinar, la gestione viene condotta attraverso un pannello di controllo che appare sullo schermo del proprio computer, insieme alle slide trasmesse (si veda la figura). I partecipanti possono interagire attraverso il microfono del computer, usando il telefono o chattando. 

Chi conduce il webinar può così controllare la sequenza delle slide trasmesse, “vedere” la propria audience e chi ha “sollevato una mano” o ha scritto una domanda. Per visualizzare meglio come è organizzato il pannello di controllo, si veda la figura seguente:

Se si preferisce, chi gestisce il pannello di controllo può essere una persona diversa da chi tiene il webinar.

Naturalmente, prima di utilizzare il software, sia questo di Citrix che qualsiasi altro, consiglio di fare prima delle prove interne, per verificare che sia stato compreso bene tutto il funzionamento.